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Beratung

Wichtiges Erfolgskriterium einer jeden Softwareeinführung ist die Zufriedenheit der Nutzer. Aus Anwendersicht sind die Apekte Performance, Usability und Nutzen für die tägliche Arbeit entscheidend. Sind diese Kriterien nicht erfüllt, werden Anwender versuchen, eine andere Software zu verwenden. Mit der Folge, dass sich der Business Case nicht mehr rechnet.

SharePoint wird von Anwenderseite her häufig negativ betrachtet. Mag SharePoint auf den ersten Blick einfach erscheinen, es ist enorm komplex. Deshalb benötigen Anwender Schulungen, die nicht durch Details verwirren, sondern Zusammenhänge mit Use Cases einfach und anschaulich erklären.

Bei der Einführung von SharePoint geht es nicht nur um Technik und Infastruktur und damit die Performance des Systems. Die Ziele der Geschäftsführung sind entscheidend. Die IT-Abteilung kann diese Ziele nur erreichen, wenn erfahrene SharePoint-Architekten bei der Einführung beteiligt sind. Dabei sollten mehrere Meinungen eingeholt werden bzw. mehrere Partner beteiligt werden. So werden Sie besser die richtigen Entscheidungen treffen können.

Aus der Praxis

Fallstricke bei der Einführung eines komplexen System wie SharePoint gibt es viele.
Anbei einige Hinweise zu Aspekten, die oftmals nicht aureichend betrachtet werden.

Hinweis

Metadaten und Suche

Beim Einsatz von SharePoint für Wissensmanagement ist die Suche von zentraler Bedeutung. Anwender müssen relevante Dokumente bequem und schnell finden können. Dazu müssen die Dokumente und Listenelemente im gesamten SharePoint mit den gleichen Metadaten getaggt werden. Hierzu wird ein zentraler Metadaten Termstore verwendet. Die Umsetzung muss mit einem fachlichen und softwaretechnischen Konzept einhergehen.
Hinweis

Metadaten vs. Ordner

In den Anwenderschulungen sollte der Unterschied zwischen Metadaten und Ordnern aufgezeigt werden. Generell sollten Metadaten vor Ordnern bevorzugt werden, es sei denn der Anwendungsfall erfordert Ordner. Es gibt durchaus Anwendungsbereiche, in denen sowohl Ordner als auch Metadaten sinnvoll sind. Sind Ihnen die grundlegenden Konzepte bekannt, können Sie schnell die richtigen Entscheidungen treffen.
Hinweis

Strukturierung

SharePoint ist in Sites und Site Collections, SharePoint On Premise zusätzlich in Web Applications strukturierbar. Die Struktur hat entscheidende Auswirkung auf Berechtigungen und Anwendungen. Nehmen Sie sich die Zeit, um die für Sie bestmögliche Struktur im Vorfeld festzulegen.