Bei der Einführung von SharePoint geht es nicht nur um Technik und Infastruktur. Fachliche Anforderungen und technische Umsetzung gehen Hand in Hand.
Was möchten Sie erreichen mit SharePoint? Beim Einsatz von SharePoint für Wissensmanagement ist die Suche von zentraler Bedeutung. Eine Suche wie bei google mag ausreichen. Oder möchten Sie Informationen filtern können, z.B. nach einem Projekt oder einem Thema? Dann müssen Dokumente und Listenelemente im gesamten SharePoint mit den gleichen Metadaten getaggt werden, am besten automatisch bei der Anlage. Die fachlichen Anforderungen müssen definiert werden und mit einem softwaretechnischen Konzept verknüpft werden.
Welche Anwendungen und Prozesse möchten Sie auf einer SharePoint-Site abbilden? Welche Datenquellen sollen verwendet werden - SharePoint, Dataverse, ein SQL-Server in Azure? Wie sollen die Anwendungen erstellt werden - mit Low Code-Tools wie Power Apps und Power Automate oder mit Programmierung über beispielsweise Webparts? Die fachlichen Anforderungen definieren die technischen Rahmenbedinungen.
Aus der Praxis
Fallstricke bei der Einführung von SharePoint gibt es viele. Im Nachhinein lassen sich diese Dinge schwerlich beheben.
So sollte für die Anwenderinnen und Anwender klar sein, wo sie welche Informationen ablegen. Werden die Informationen in einem Teams-Kanal abgelegt, in einer Projekt-Site oder der Site der Abteilung?
DIe Berechtigungen in SharePoint sollten sich grundsätzlich an AD-Gruppen orientieren. Im Rahmen einer SharePoint-Einführung sollte die AD-Struktur und deren Pflege mitbedacht werden.