Mit Power Automate können selbst aufwändige Geschäftsprozesse in Microsoft 365 umgesetzt werden. Oft sind für die Prozesse spezielle Eingabemasken erforderlich, die mit Power Apps realisiert werden.
Letztlich können quasi beliebige Datenquellen über Connectoren in Power Apps und Power Automate verwendet werden. SharePoint bietet sich als Datenquelle oft an, da die Anbindung an SharePoint kostenlos ist, Daten in SharePoint out-of-the-box flexibel auswertbar sind und ein Berechtigungskonzept in der Regel einfach realisierbar ist. Die Berechtigungen können über Berechtigungsgruppen aus dem Azure AD vergeben werden.
Power Apps und Power Automate sind sog. Low Code-Anwendungen. Applikationen lassen sich ohne spezifische Programmierkenntnisse umsetzen. Allerdings sollte man die Konzepte und das Zusammenspiel der Produkte verstanden haben.
Aus der Praxis
Die Lizenzierung der Produkte Power Automate und Power Apps ist nicht unmittelbar für jedes Szenario verständlich.
Wählt man SharePoint als Datenquelle, können Prozesse in der Regel kostengünstig lizenzseitig realisiert werden. Teils macht ein separater technischer User Sinn, teils eine Lizenzierung pro App, teils pro Workflow. Auch die Anzahl der Aktionen in einem Workflow hat Einfluss auf die Lizenzierung. Problematisch können hierbei Schleifen mit sehr viele Durchläufen oder häufig ablaufende Workflows sein. In diesen Fall ist die Strukturierung der Workflows besonders wichtig.
Dokumentation der Workflows
Beschreiben Sie jede Aktion mit einem kurzen prägnanten Text, bei Bedarf verwenden Sie die Kommentarfunktion. Die Beschreibung der Variablen sollten einheitlich sein. Der Datentyp sollte aus dem Variablennamen hervorgehen. Nur so lassen sich umfangreiche Workflows auch von anderen Personen in vertretbarer Zeit weiterentwickeln.Mehrstufige Entwicklung (Staging)
Generell sollten businesskritische Workflows in einem mehrstufigen Staging-Verfahren entwickelt werden (siehe Grafik unter Menüpunkt Dienstleistungen / Entwicklung). Tabellen oder Listen sollten automatisch über Skripte installiert werden. So gewährleisten Sie aussagekräftige Tests und minimieren das Risiko von produktiven Beeinträchtigungen.Viele Daten in einer SharePoint-Liste
In SharePoint gibt es die Problematik der sogenannten "Large Lists". Überschreiten Sie eine gewisse Anzahl von Einträgen in einer Liste, ist die Liste nicht mehr sortierbar und filterbar. Dies sollte vor der Umsetzung eines Prozesses betrachtet werden, wenn SharePoint als Datenquelle verwendet wird. Generell lässt sich dies ohne größere Aufwände beheben, sofern der Aspekt rechtzeitig im Vorfeld der Entwicklung betrachtet wird.